Deberíamos considerar a los problemas como oportunidades para el aprendizaje y el crecimiento. La mayoría de las organizaciones así lo entienden, pero a menudo es difícil saber cómo crear un entorno adecuado a los esfuerzos y las actividades de resolución de problemas.
A continuación presentamos 10 síntomas de que una inversión en “Problem Solving” puede ser necesaria para que tu organización avance. Estos signos han sido observados a lo largo de nuestra experiencia en diversas organizaciones pertenecientes a mercados verticales muy distintos.
- Hay problemas que han estado esperando solución demasiado tiempo. Se han detectado problemas que tienen un impacto directo en el funcionamiento total de la organización y no se han resuelto. Por ejemplo productos o servicios que se proporcionan al cliente, pero los requisitos del cliente no están claramente identificados; los productos enviados al cliente son rechazados y devueltos por falta de calidad; falta comprensión de las causas del problema que genera gastos en “rework”, normas de proceso incorrectas y controles deficientes.
- Sólo los ingenieros están comprometidos en la resolución de problemas. En algunas organizaciones sólo los ingenieros pueden resolver problemas. Esto significa que los ingenieros se ven obligados a invertir tiempo en tareas en las que nadie va a participar a menos que un ingeniero esté presente. El otro aspecto negativo de este enfoque es que al resto de los miembros de la empresa no se les da la oportunidad de participar en actividades de “Problem solving” o dar ideas sobre cómo resolver los problemas
- Problemas no resueltos y que continúan apareciendo periódicamente. Los equipos que trabajan en los problemas necesitan no sólo resolver los problemas, sino también identificar los cambios que se requieren en el sistema para evitar que reaparezcan. Esto sucede a menudo porque los equipos no usan metodologías adecuadas para resolver problemas o pueden no han adquirido las habilidades apropiadas para “Problem Solving”.
- Hay tantos problemas que absorben la mayor parte del tiempo de la dirección de la organización. Hemos visto casos donde los encargados de operaciones guardan listas de problemas que no se han resuelto. Esto a veces obliga a los individuos a cerrar la actividad de resolución de problemas sin realmente encontrar una causa raíz o implementar una solución que se relacione con la causa raíz identificada.
- Tiempo insuficiente para trabajar y resolver problemas. Los gerentes y supervisores no dan a los individuos tiempo suficiente para trabajar en “Problem Solving”. En muchos casos necesitan respuestas inmediatas y se sienten cómodos con el uso de soluciones rápidas o haciendo lo suficiente para apagar los incendios.
- Conflictos entre áreas. Existe una fuerte cultura departamental que impide que los equipos trabajen juntos. El resultado es que los problemas se resuelven dentro de los departamentos sin tener en cuenta el impacto que los cambios pueden tener en otras áreas. Los problemas en este caso a veces se desplazan hacia abajo.
- Grandes cantidades de “rework” y de residuos. En muchos casos, el número de productos que se tienen que corregir o volver a fabricar no se rastrean. Esto significa que hay conciencia de que existen demasiados errores y desperdicios pero, sin datos reales, no hay capacidad para entender la repercusión de los costes generados.
- Los individuos tratan de resolver los problemas por su cuenta y riesgo. Los problemas son resueltos por individuos sin usar metodologías de “Problem Solving” en equipo. Esto a menudo resulta en soluciones no implementadas por la falta de colaboración de otros actores involucrados en el proceso.
- Sólo se invierte tiempo en la resolución de los síntomas de problemas. No se dedica tiempo a identificar causas raíz e implementar cambios en el sistema.
- Se crean equipos de “Problem Solving” con decisiones prefijadas. Se pide a los empleados que participen cuando ya se han tomado decisiones en los escalones superiores de la empresa. Esto crea un ambiente de desmotivación y desaliento.
Si los puntos anteriores describen situaciones que se dan en tu organización, es importante que inviertas tiempo y recursos en la construcción de un entorno que apoye la resolución de problemas. Esto no sólo identifica la necesidad de capacitación, sino que deben realizarse cambios profundos que faciliten el “Problem Solving” en tu organización.