Resolver problemas (problem solving) es una herramienta, una habilidad y un proceso orientado a la resolución de problemas complejos. Es una herramienta porque puede ayudarte a resolver un problema inmediato o a alcanzar una meta. Es una habilidad porque una vez que lo has aprendido puedes usarlo repetidamente, como la habilidad de montar en bicicleta, resolver ecuaciones o hablar un idioma y también es un proceso porque implica una serie de pasos.
A continuación compartimos contigo 20 consejos que te ayudarán en el desarrollo de esta habilidad.
- Define primero el problema. Describe concisa y exactamente cuál es el problema: qué está pasando, cuáles son los síntomas, cuál es el impacto en tu negocio. Escríbelo. Todos los que lo lean deben entender cuál es el problema y por qué es importante. Precaución: describe el problema, no lo que se va a hacer para solucionarlo.
- Utiliza tu tiempo para los problemas que son realmente importantes. El hecho de que un problema esté ahí no significa que tengas que resolverlo. Si te preguntas, «¿qué pasará si no resuelvo este problema?» y la respuesta es, «no mucho», dirige tu atención a algo más importante.
- Pon a prueba tus suposiciones sobre cualquier aspecto del problema. Comprueba primero los hechos. Asegúrate de que tu equipo y tú entendéis el problema de la misma manera y que tenéis datos para confirmar que el problema es importante. Prueba las suposiciones sobre las soluciones propuestas para mejorar las posibilidades de que la solución realmente resuelva el problema.
- Mide. La pregunta clave a responder es: «¿Cómo sabré cuándo se resuelve el problema?» Si no mides, no lo sabrás con certeza. Usa medidas para aprender y retratar la verdad, la verdad real, no lo que deseas que sea verdad.
- Mide las cosas correctas. Una trampa de medición común es medir algo porque es «interesante». Si conocer una medición no cambia nada (por ejemplo, ayudarte a tomar una decisión, verificar una suposición o probar que el problema está resuelto), entonces no pierdas su tiempo midiendo eso.
- Utiliza tus habilidades de gestión de proyectos. Resolver un gran problema es un proyecto: es mucho más probable que lo resuelvas con éxito si lo tratas como uno solo. Eso significa que tendrás que identificar tareas, hacer y ajustar asignaciones, y realizar un seguimiento de lo que se debe hacer y cuándo. Asegúrate de obtener el soporte adecuado para tu proyecto.
- Busca a los propietarios de soluciones en lugar de a los propietarios de problemas. Todos los que participan en la situación son dueños del problema, les guste o no, y a nadie le gusta. Evita la trampa de señalar con el dedo a los culpables, busca propietarios de soluciones, es decir, las personas que pueden hacer algo para ayudar a resolver el problema. Ayudar con una solución es mucho más divertido que ser culpado por un problema, por lo que es más probable que obtengas la respuesta que necesitas.
- Hagas lo que hagas, hazlo a propósito. No hacer nada es una forma torpe de decidir no resolver el problema, y es muy probable que te veas dando explicaciones incómodas cuando el problema reaparezca.
- Comunica. No te dejes a las partes involucradas adivinando. Tendemos a ser ineficaces a la hora de mantener a los demás informados sobre el progreso que estamos haciendo, especialmente si hay poco o ningún progreso. Es más probable que obtengas apoyo y comprensión si se habla honestamente sobre lo que está sucediendo.
- Evita la «mentalidad de error». No te limites a la corrección de los síntomas: como tomar aspirina para un dolor de cabeza, puede proporcionar alivio, pero no hace nada para prevenir el próximo dolor de cabeza. Está bien, y a menudo es necesario, para aliviar los síntomas, pero tienes que profundizar si quieres evitar la recurrencia de los problemas.
- Identifica y corrige las causas raíz correctas. Los problemas complejos tienen múltiples causas raíz, probablemente más de las que se puede solucionar en un período de tiempo razonable. No pierdas tiempo o dinero en causas que son insignificantes en cuanto a su impacto o sean sólo causas periféricas del problema que estás tratando de solucionar.
- Elige soluciones que sean efectivas e implementa la solución por completo. Es necesario identificar las causas raíz correctas, pero a menos que implementes una solución, todavía tienes un problema. Vuelve a comprobarlo para asegurarte de que el plan de solución realmente eliminará las causas que has identificado y, a continuación, ejecuta el plan. Es fácil distraerse con otros proyectos una vez que llegas a la fase de implementación.
- Recompensas por prevención. Si bien sabemos que generalmente cuesta más lidiar con las crisis que prevenirlas, muchas empresas recompensan a aquellos que van más allá de los síntomas hacia a las causas profundas, previniendo futuras recurrencias. Si deseas centrarse en la prevención, asegúrate de recompensar a aquellos que lo hacen con éxito.
- Ten el valor de decir «no» cuando sea necesario. Si crees que el problema no se puede resolver en el marco temporal adecuado o con los recursos disponibles, tu mejor opción es decirlo de inmediato. Aceptar una tarea que crees que es imposible es prepararte para el fracaso.
- Cumple con tus compromisos. Haz lo que prometes y no prometas lo que no puedes cumplir. El cumplimiento de los compromisos fortalece las relaciones y genera confianza. Necesitas ambos para resolver problemas complejos. Si la situación cambia y tienes que modificar un compromiso, házselo saber a todos tan pronto como como sea posible para que puedan hacer los cambios apropiados en sus propios planes.
- No te distraigas. Asegúrate de que resuelves el problema por completo, pero no te desvíes hacia otras cosas que no harán que este problema desaparezca. Deja esos extras a un lado para evaluarlos más tarde como proyectos especiales.
- Solo las personas necesarias. Asegúrate de que todos los que pueden contribuir al esfuerzo de resolución de problemas estén adecuadamente involucrados. Solo ten en tu equipo a las personas que contribuyan activamente a resolver el problema. Las personas que necesitan saber qué está pasando pueden ser informadas de manera más eficiente de otras maneras.
- Ten en cuenta que algo saldrá mal. Lo hemos escuchado antes, y sigue siendo cierto: si algo puede salir mal, lo hará. Averigua lo que puede obstaculizar tu esfuerzo en la resolución del problema y desarrolla planes alternativos apropiados.
- Utiliza criterios de finalización. Define lo que implica la finalización correcta de cada tarea. Especifica cuándo se debe y qué estándar debe cumplirse para evitar malentendidos y retrasos. No quieres tener que decirle a alguien que ha trabajado muy duro para completar una tarea que malinterpretaron y que su trabajo no ha servido para nada.
- Reconoce y agradece a todos los que ayudan. Resolver un problema importante merece reconocimiento, y nadie más se va a encargar de esto por ti. Asegúrate de que la empresa y las partes interesadas clave sepan lo que tu equipo y tú habéis logrado. Recuérdales los riesgos evitados gracias a todos los que participaron en el proyecto.
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