La volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad serán cada vez más frecuentes en el mundo de los negocios. La actual pandemia COVID19 es un dramático ejemplo de entorno VUCA para el que tú y tu equipo debe estar preparado.
El Colegio de Guerra del Ejército de los Estados Unidos fue una de las primeras organizaciones en utilizar el acrónimo VUCA, después de los ataques terroristas del 11 de septiembre de 2001. Los planificadores militares estaban preocupados por el entorno de seguridad internacional radicalmente diferente y desconocido que había surgido, por lo que utilizaron VUCA para describirlo.
VUCA significa:
Volatile (volátil): el cambio es rápido e impredecible en su naturaleza y extensión.
Uncertain (incierto): el presente no está claro y el futuro es incierto .
Complex (complejo): muchos factores diferentes e interconectados entran en juego, con el potencial de causar caos y confusión.
Ambiguous (ambigüo): falta definición sobre los problemas reales.
Los desafíos del entorno VUCA
Bob Johansen, del Instituto para el Futuro, adaptó VUCA al mundo de los negocios en su libro de 2009, «Leaders Make the Future«. Lo usó para reflejar las fuerzas turbulentas de cambio e impredecibles que podrían afectar a las organizaciones, y argumentó que se necesitan nuevas habilidades, enfoques y comportamientos para manejar frente a las cuatro amenazas de VUCA.
VUCA representa un conjunto de desafíos que los individuos, equipos, gerentes y organizaciones en las industrias afectadas deben enfrentar. Individualmente, estos desafíos pueden ser significativos, pero pueden ser formidables cuando se combinan.
A pesar de sus desafíos, VUCA puede no representar la misma amenaza para todas las industrias. Por ejemplo, ciertas áreas de negocios pueden ser más estables, o estar más protegidas o reguladas. Y, cuando tú o tu organización sois proactivos y establecéis un roadmap para el adaptaros al nuevo entorno, es menos probable que experimentéis el alcance total de sus amenazas.
Un entorno VUCA como el generado por el COVID19 puede:
- Desestabilizar mentalmente a las personas y generarles ansiedad.
- Agotar su motivación.
- Frustrar sus movimientos profesionales.
- Hacer constante la remodelación de las necesidades personales y organizacionales.
- Absorber una excesiva cantidad de tiempo y esfuerzos.
- Aumentar las posibilidades de que las personas tomen decisiones erróneas.
- Paralizar los procesos de toma de decisiones.
- Poner en peligro proyectos, desarrollos e innovaciones a largo plazo.
- Abrumar a individuos y organizaciones.
- Hacer mella en la cultura interna de la compañía.
Cómo gestionar en un mundo VUCA
Aunque VUCA puede parecer ineludible en ciertas industrias, puedes gestionarte a ti mismo y a tu equipo y tu organización para mitigar sus efectos. Incluso puedes usarlo como una ventaja.
La clave para administrar en este entorno es dividir VUCA en sus componentes e identificar situaciones volátiles, inciertas, complejas o ambiguas.
Cada tipo de situación tiene sus propias causas y soluciones, por lo que deben tratarse de forma individualizada aplicando Metodologías Problem Solving.
En su libro, Johansen propone un marco que puede usar para responder a las amenazas de VUCA, llamado VUCA Prime. Sugiere que se debe hacer lo siguiente:
Contrarrestar la volatilidad con visión
- Acepta el cambio como una característica constante e impredecible de su entorno de trabajo. No te resistas.
- Crea una declaración sólida y convincente de los objetivos y valores del equipo. Desarrolla una visión clara y compartida del futuro. Asegúrate de establecer objetivos flexibles para los miembros de tu equipo que puedas modificar cuando sea necesario. Esto te permite afrontar situaciones inestables y desconocidas, y reaccionar rápidamente a los cambios.
Contrarrestar la incertidumbre con comprensión
- Haz una pausa para escuchar y mirar a tu alrededor. Esto puede ayudarte a comprender y desarrollar nuevas formas de pensar y actuar en respuesta a los elementos de VUCA.
- Invierte en inteligencia empresarial y competitiva. Forma a tu equipo en Metodologias Problem Solving para que no te quedes atrás. Mantente al día de las noticias de la industria.
- Escucha atentamente a tus clientes para descubrir lo que quieren.
- Revisar y evaluar tu actuación. Considera lo que has hecho bien, lo que fue una sorpresa y lo que podrías hacer de manera diferente la próxima vez.
- Simula y experimenta con diversas situaciones, de modo que puedas explorar cómo podrías actuar y cómo podrías reaccionar ante ellas en el futuro. Anticipa posibles amenazas futuras e idear respuestas probables. Juego de azar, planificación de escenarios, planificación de crisis y juegos de rol son herramientas útiles para generar previsión y preparar tus respuestas.
Reaccionar a la complejidad con claridad
- Comunícate claramente con tu gente. En situaciones complejas debes ayudarles a comprender las decisiones que tomas tú o tu organización.
- Desarrolla los equipos y promueve la colaboración . Las situaciones VUCA a menudo son demasiado complicadas para que una persona sola las maneje. Construye equipos que puedan funcionar de manera efectiva en un entorno acelerado e impredecible.
Lucha contra la ambigüedad con agilidad
- Promueve flexibilidad, adaptabilidad y agilidad. Planifica con anticipación, pero crea tiempos de contingencia y estate preparado para alterar yus planes a medida que se desarrollan los acontecimientos.
- Atrae a personas que prosperan en entornos VUCA. Estas personas son probablemente colaborativas, cómodas con la ambigüedad y el cambio. y tienen habilidades de pensamiento complejas .
- Anima a tu gente a pensar y trabajar fuera de sus áreas funcionales habituales, para aumentar su conocimiento y experiencia. Rotación laboral y entrenamiento cruzado, pueden ser excelentes formas de mejorar la agilidad del equipo.
- Dirige a los miembros de tu equipo pero no los microgestiones ni los controles. Desarrolla un ambiente de colaboración y trabajo duro para construir consenso. Fomenta el debate, la disidencia y la participación de todos.
- Recompensa a los miembros del equipo que demuestren visión, comprensión, claridad y agilidad. Deja que tu gente vea qué tipo de comportamiento valoras destacando las innovaciones y la asunción de riesgos calculados .
No son tiempos fáciles pero recuerda esta máxima de Sun Tzu:
“Un ejército no tiene formación constante, lo mismo que el agua no tiene forma constante: se llama genio a la capacidad de obtener la victoria cambiando y adaptándose según el enemigo.”
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